Sử dụng hóa đơn điện tử và những nội dung doanh nghiệp cần quan tâm. Nhiều doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử như: Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí vận chuyển bảo quản hóa đơn, các thủ tục hành chính sẽ được giảm thiểu, an toàn tuyệt đối và tính bảo mật cao… Thế nhưng hiện nay thì có rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm được các yeu cầu sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 (chính thức có hiệu lực từ 1/11/2020). Nên trong quá trình triển khai sẽ gặp nhiều những vướng mắc
Hóa đơn điện tử và điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn mới được Bộ Tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp (DN) kinh doanh. Hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 14/03/2011) của Bộ Tài chính quy định: “HĐĐT là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. HĐĐT phải đảm bảo 2 nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”
Điều kiện được công nhận của HĐĐT là có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT. Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. DN muốn phát hành HĐĐT phải có quyết định áp dụng HĐĐT (Theo Mẫu số 1, ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC).
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp
Để tạo ra những điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng, cung cấp dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT trong vòng 24 tháng. Theo đó, chậm nhất là ngày 01/11/2020, DN phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT.
Việc áp dụng HĐĐT sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cộng đồng các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể, việc sử dụng HĐĐT giúp DN có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng.
Nhiều doanh nghiệp cũng do đó mà tiết kiệm được một khoản chi phí vận chuyển. Đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Ngoài ra, những mất mát của hóa đơn trong quá trình vận chuyển sẽ được giảm thiểu một cách tối đa. Từ đó, giảm tránh được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Tăng tính bảo mật cao, an toàn & tiện lợi cho Doanh Nghiệp trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.
Có thể bạn chưa biết: Trung Quốc: Giá thép hồi phục tăng trở lại, sau 3 phiên giảm giá liên tiếp
